مدیریت زمان در تحصیل و کار: راه‌هایی برای افزایش کارایی

به عنوان یک دانش‌آموز، شما با فشارهای زیادی مواجه هستید تا در طول تحصیلات خود شغلی را پیدا کنید و مهارت‌های عملی خود را برای ارتقاء مدرک‌های تحصیلی تقویت کنید.

برای بهره‌وری بیشتر از تحصیلات یا کارآموزی و جلوگیری از خستگی شغلی، مهارت‌های مدیریت زمان، کارایی شخصی و حرفه‌ای خود را باید گسترش دهید.

چند روش برای افزایش کارایی با استفاده از مدیریت زمان، نمودارسازی، پیش‌بینی‌ها و نرم‌افزارهای دیجیتال وجود دارد. ما پنج نکته از متخصصان را بررسی می‌کنیم تا روش‌های موثرتر، بهترین راه برای اجرای این تکنیک‌ها و چگونگی استفاده از آن‌ها در تحصیل، شغل و کسب و کار را به بهترین شکل ممکن آشنا کنیم.

1. با دفتر خاطرات خود کنار بیایید

«زمان را به عنوان یک ارز شروع کنید»، بارنابی لشبروک، کارشناس بهره‌وری و مدیر عامل شرکت دستیار مجازی Time Etc و نویسنده کتاب “The Hard Work Myth”، تاکید دارد که هر دقیقه‌ای که به عقب برگردید ارزش دارد.

«ساده باشید. برای افزایش کارایی نیازی به خرید نرم‌افزارهای گران‌قیمت نیست، بلکه باید روان‌شناسی مدیریت زمان را درک کنید.»

وی می‌افزاید: «آنچه که واقعاً لازم است، دیدگاه متفاوتی نسبت به زمان‌بندی هر لحظه است.» او می‌گوید: «در یک سال، این دقایق کوچک زمان را می‌سازند، نه دقیقه‌ها. اگر زمان را اینگونه قدر بدانید، به آن احترام بیشتری خواهید داشت.»

شما می‌توانید با نگاهی کلان به وظایف روزمره خود شروع کنید و از ابزارهای تقویم ساده برای ثبت و مدیریت برنامه خود استفاده کنید.

او پیشنهاد می‌کند: «یکی از بهترین ابزارهای بهره‌وری رایگان، تقویم کامپیوتر شما است. به جای استفاده از آن فقط برای زمان‌بندی جلسات و قرارهای ملاقات، وظایف خود را ثبت کرده و آن‌ها را در تقویم هفتگی خود نشان دهید. این کار به شما کمک می‌کند تا متوجه شوید چقدر زمان محدودی دارید و وظایفی را که انجام می‌دهید، محدود کنید.»

یک نکته دیگر از نظر او این است که باید یک بلوک زمانی برای انجام وظایفی مشخص کنید که در غیر این صورت هوش شما را پرت کند. به عنوان مثال، ممکن است یک ساعت از زمان بعد از ظهر را برای پاسخ به ایمیل‌ها و تماس‌های مهم اختصاص دهید.

وی اضافه می‌کند: «اگر فهمیدید که وظایف زیادی باید انجام دهید، اولویت‌بندی کنید و تمرکز خود را روی وظایف حیاتی کاری خود قرار دهید. همچنین سعی کنید، در صورت امکان، ارزش کم‌تر را کنار بگذارید تا بتوانید بر روی موارد مهم‌تر تمرکز کنید.»

2. اهداف خود را اولویت بندی کنید

کارمل مور، مدیر عامل شرکت One Moment و سابقاً شریک مالیاتی در EY و مدیر مالیاتی در شرکت‌های FTSE 100 و Fortune 500، به عنوان یک سخنران اصلی و مشاور توسعه سازمانی فعالیت می‌کند. او به رهبران در مدیریت زمان و استفاده از راهکارهای افزایش کارایی در محل کار مربیگری می‌کند.

در وبلاگ خود با نام “The Calendar Coach”، او تاکید دارد که تقویم ما یک موتور است که ما را از روزهای دوشنبه تا جمعه هدایت می‌کند.

او توضیح می‌دهد: «ما تقویم خود را با تعهدات پر می‌کنیم و به طور منفعلانه وظایفی را که دیگران برای ما در نظر گرفته‌اند، انجام می‌دهیم». وی افزوده: «مشغول بودن آسان است، اما برای رسیدن به اهداف بلندمدت شما باید روزهای خود را با جاه طلبی طراحی کنید.»

اغلب، ما در تعیین اولویت‌های اهداف بلندمدت خود ناموفق هستیم و به جای آن به کارهای روزمره و کم ارزش مشغول می‌شویم.

کارمل مور می‌گوید: «ممکن است بخواهید فرصتی برای ترفیع یا پیشرفت در شغل خود داشته باشید، اما باید به طور فوری به آن فکر کنید و برنامه‌ریزی مناسب برای آن انجام دهید.»

او توصیه می‌کند که به تقویم خود نگاه دقیقی بیندازید و از خود بپرسید که آیا واقعاً به شما کمک می‌کند یا نیاز به تغییر در برنامه‌ریزی وظایف دارید تا به اهداف خود برسید.

3. اهداف خود را در مراحل قابل مدیریت بشکنید

میشل دون دوربین، معاون بازاریابی در برنامه بهره‌وری و سازمانی Evernote، تاکید دارد که مدیریت موثر زمان می‌تواند به شما کمک کند تا با چالش‌ها به صورت متعادل مواجه شوید. او توصیه می‌کند که بر روی مسائل و وظایف مهم تمرکز کنید و اولویت‌ها را به صورت صحیح تعیین کنید، تا جزئیات کوچک شما را از پایه بر ندارد.

او می‌گوید: «در محیط‌های کاری پر سروصدا، اغلب ما مجبوریم چند پروژه را همزمان مدیریت کنیم، به این نوع کارها «کار هیبریدی» گفته می‌شود، جایی که تیم‌ها بین کار از منزل و دفتر تقسیم می‌شوند و مدیریت بارهای کاری زیاد ممکن است دشوار باشد.»

برای حل این مشکل، او پیشنهاد می‌دهد که یک نمودار گردش کار ایجاد کنید. این نمودار با مشخص کردن وظایف به صورت واضح، تخصیص کارها به افراد مختلف و اطمینان از اینکه وظایف به موقع و با کیفیت انجام می‌شوند، به شما کمک می‌کند.

وی ادامه می‌دهد: «گردش کار یک ابزار بصری است که مجموعه‌ای از مراحل وظایف را نشان می‌دهد که باید به ترتیب و به طور مستمر انجام شوند. این ابزار به شما کمک می‌کند تا پروژه‌ها را به بخش‌های کوچکتر و مدیریت‌پذیر تر تقسیم کنید.»

4-از ابزارهای دیجیتال هوشمند استفاده کنید

جان میلر، حسابدار رسمی و مدیر عامل شرکت Addition، یک شرکت خدمات مالی مستقر در لندن که در زمینه خدمات برون‌سپاری CFO فعالیت دارد، یک روش جدید برای برنامه‌ریزی جلسات ارائه می‌دهد تا از اتلاف وقت جلوگیری کند.

وی افزوده: «من مدیر امور مالی 40 مشتری هستم و در این شغل با فشارهای زیادی مواجه هستم. من نیاز به مدیریت زمان منظم دارم.» او ادامه می‌دهد: «من از دفتر خاطراتم برای مدیریت وقت‌های مختلف استفاده می‌کنم، از جمله زمان‌های برای ورزش، دیدار با دوستان، کار روی پروژه‌های طولانی‌مدت و همچنین جلسات با مشتریان. ما گاهی اوقات حتی تا وقت‌های دیروقت و آخر هفته‌ها کار می‌کنیم و احتمال اتلاف وقت وجود دارد.»

برای مدیریت وقت بهتر، او از ابزار آنلاین رایگان Calendly.com استفاده می‌کند. این ابزار به مشتریان اجازه می‌دهد تا به راحتی زمان ملاقات را در زمان‌هایی که جان آزاد است، رزرو کنند، بدون اینکه نیاز به پیام یا ایمیل برای تعیین زمان داشته باشند.

وی توضیح می‌دهد: «من از مشتریان خواسته‌ام که جلسات 15 دقیقه‌ای را رزرو کنند تا بتوانیم موضوع را مشخص و کوتاه کنیم، نه اینکه به طور اجباری یک ساعت را برای جلسه در نظر بگیریم که ممکن است نیازی به آن نباشد.»

5. برای شارژ مجدد وقت بگذارید

نیکلاس جانی، مشاور رهبری و نویسنده کتاب «رهبر به‌عنوان شفادهنده» که قرار است ماه آینده منتشر شود، توصیه می‌کند که برای بهبود کارآیی در روزهای کاری، به مدیتیشن و مراقبه مراجعه کنید.

وی توضیح می‌دهد: «مدیتیشن می‌تواند کارایی شما را افزایش دهد، زیرا امواج مغزی شما از محدوده موج بتا به محدوده موج آلفا تغییر می‌کند.»

وی ادامه می‌دهد: «ورزشکاران چرا برای رسیدن به «منطقه»، یعنی محدوده موج آلفا، تمرین می‌کنند؟ به دلیل اینکه در این وضعیت، قادر به فهمیدن و پاسخ دادن به سریعتر و دقیق‌تر هستند. مدیتیشن نیز همان اثر را دارد. با مدیتیشن، شما می‌توانید عملکردتان را بهبود ببخشید و به طور کلی از زمان خود بهتر استفاده کنید.»

نیکلاس به نقد سنتی مدیریت زمان اشاره کرده و می‌گوید: «با توجه به نگرش‌های رایج، این مدیریت زمان موثر نیست و بسیاری آن را اتلاف وقت می‌دانند.»

وی تاکید می‌کند: «اما با اختصاص 20 دقیقه به مدیتیشن، می‌توانید به صورت قابل توجهی کارایی خود را افزایش دهید.»

نیکلاس یک مورد موفقیت از مشتری خود، مدیر عامل یک شرکت بیوتکنولوژی بزرگ ایالات متحده را نیز مطرح می‌کند: «وقتی من به او پیشنهاد مدیتیشن را دادم، او بسیار شگفت‌زده بود و فکر می‌کرد که زمانی برای آن ندارد. اما پس از امتحان، او به من گفت که حق با من بوده است.»