مدیریت زمان: کلید بهره‌وری و اثربخشی در محیط کار

مدیریت زمان توانایی برنامه ریزی و تکمیل وظایف به موقع و سازنده است. این شامل تصمیم گیری برای مدت زمان صرف هر کار برای به حداکثر رساندن زمان در طول روز و در طول هفته است.

مهم است که هم موثر و هم کارآمد کار کنید. کارایی را بخشی از اثربخشی بدانید. این فقط انجام کارها نیست، بلکه انجام بهترین کارها و انجام آنها به بهترین شکل است. مدیریت زمان کارآمد به سرعت انجام کاری مربوط می شود، اما اثربخشی ابتدا به این موضوع توجه می کند که آیا اصلاً باید آن را انجام دهید یا خیر.

مهارت های مدیریت زمان بهتر می تواند بسیاری از جنبه های عملکرد کاری را بهبود بخشد. کارمندان مؤثرتر و کارآمدتر خواهند بود و نتایج عبارتند از:

• بهره وری بیشتر
• اهمال کاری کمتر
• رشد شغلی بیشتر
• تصمیم گیری بهتر
• تعادل کار و زندگی بهتر
• استرس کمتری بر کارکنان

چگونه مدیریت ضعیف زمان بر تجارت تأثیر می گذارد

مهم است که ببینیم مدیریت زمان ضعیف چگونه بر کارمندان و کار آنها تأثیر می گذارد. در اینجا فقط چند مورد از روش هایی که می تواند بر تجارت شما تأثیر بگذارد آورده شده است:

عدم تمرکز و اولویت بندی

مشکل بسیاری از کارمندان، نداشتن اولویت و تمرکز است که می تواند ناشی از نداشتن اهداف مشخص باشد. بیشتر کارگران بیش از آن چیزی که می توانند در یک روز یا هفته انجام دهند، کار دارند، بنابراین ناتوانی در اولویت بندی اهمیت یک مشکل است.

تمرکز روی کارهای کوتاه‌تر یا حواس‌پرت شدن توسط ایمیل‌ها، چت‌ها و متن‌ها می‌تواند باعث اتلاف وقت، انرژی و تلاش شود. زمانی که پروژه ها در حال ساخت هستند، کارمندان ممکن است احساس غرق شدن کنند. پرش از پروژه ای به پروژه دیگر بدون زمان استراحت یا راهی برای پیشرفت می تواند منجر به خستگی و عدم مشارکت شود.

کاهش روحیه و انگیزه

زمانی که کارمندان احساس غرق شدن و تحت فشار بودن می کنند، کارشان آسیب می بیند. در حالی که آنها می دانند که این رنج است، اغلب انگیزه ای برای تغییر ندارند.

انگیزه و روحیه پایین می تواند در سراسر سازمان شما رشد کند و آسیب بزرگی برای سلامت روانی کارکنان باشد.

مهلت های از دست رفته

با مهارت‌های مدیریت زمان ضعیف، کارکنان اغلب ضرب‌الاجل‌ها، جلسات و تماس‌ها را از دست می‌دهند که باز هم بر عملکرد آنها تأثیر می‌گذارد. سایر کارمندان برای برداشتن قطعات باقی خواهند ماند.

اگر زمان پول است، مدیریت ضعیف زمان بسیار پرهزینه است – و این فقط درآمد و سود نیست که از دست می‌رود. روابط نیز می تواند تحت تأثیر قرار گیرد. اگر کارمندان ضرب الاجل را از دست بدهند یا کم بهره باشند، روابط با مشتریان و ذینفعان نیز می تواند تحت تأثیر قرار گیرد.

• بهترین روش ها برای مدیریت زمان در محل کار

کارهای ساده ای وجود دارد که کارمندان و مدیران می توانند برای شروع تسلط بر مدیریت زمان انجام دهند.

• هر روز را با تکمیل لیست کارهایی که باید انجام دهید شروع کنید. شروع هر روز با یک برنامه می تواند به رمزگشایی آنچه باید انجام شود و برنامه ریزی روز کاری بر اساس آن کمک می کند.
• رتبه بندی اهمیت وظایف رتبه بندی کارها از مهم ترین به کم اهمیت ترین کارها به اولویت بندی کارها کمک می کند. این فرآیند به کارگران کمک می کند تا زمان خود را به طور مؤثرتری متمرکز کنند تا همه چیز با کیفیت بالاتری تکمیل شود.
• یافتن پربازده ترین زمان خود از کارمندان بخواهید توجه کنند که چه زمانی، کجا و چگونه بیشترین بازدهی را دارند. چه آنها صبحگاهی باشند و چه در بعدازظهر بازدهی بیشتری داشته باشند، از آنها بخواهید در آن زمان ها وقت و انرژی خود را روی مهمترین وظایف خود متمرکز کنند.

• ردیابی زمان صرف شده برای کارهای مختلف. درک میزان زمان صرف شده برای کارهای خاص می تواند به کارگران کمک کند تا بهترین استفاده را از روزهای کاری خود ببرند. با پیگیری میزان زمان صرف شده برای هر کار، آنها واقعاً می توانند متوجه شوند که چقدر زمان صرف کار، چک کردن ایمیل یا چت کردن با همکاران می شود.
• شناسایی اهداف تعیین اهداف به کارکنان درک روشنی از جایی که باید هر روز تمرکز کنند، می دهد. به عنوان مثال، اهداف یک کارمند را در اهداف کلی یک پروژه قرار دهید. این می تواند شامل مهلت ها، سهمیه ها و غیره باشد.
• استراحت کردن تحقیقات زیادی در مورد اینکه نسبت کار به شکست مناسب چه چیزی باید باشد، وجود دارد، اما اتفاق نظر این است که شکستن نیاز است. استراحت های کوتاه در طول روز کاری می تواند به کارکنان کمک کند تا با انگیزه باقی بمانند و از خستگی و فشار چشم جلوگیری کنند.
• تفویض کار. واگذاری وظایف می‌تواند همه را بهره‌ورتر کند و پروژه‌ها کارآمدتر اجرا شوند. به عنوان مثال، اگر برای تکمیل یک پروژه به گزارشی نیاز است، اما یک همکار در اجرای آن گزارش ها بهتر عمل می کند، انتقال کار به آنها به همه اجازه می دهد تا بر مهارت های خود تمرکز کنند.

مهارت های مورد نیاز برای مدیریت زمان

مهارت‌های خاصی می‌توانند در هنگام کار برای کارآمدتر و بهتر در مدیریت زمان مفیدتر از سایر مهارت‌ها باشند.

اولویت بندی مهارت مهمی در مدیریت زمان است. همه باید بتوانند وظایف را به ترتیب منطقی انجام دهند – با در نظر گرفتن ضرب الاجل ها، نتایج، پیامدها و تنگناهای احتمالی.

تفکر انتقادی یک مهارت ارزشمند است. این کمک می کند تا همه این عوامل را بسنجیم تا تصمیم بگیریم چه وظایفی اولویت دارند و چه کارهایی را می توان بعداً انجام داد یا به شخص دیگری واگذار کرد.

تفویض اختیار یکی دیگر از مهارت های مورد نیاز است. برخی از افراد از تفویض اختیار اجتناب می کنند، اما انجام ندادن آن می تواند به بهره وری آسیب برساند و هزینه ها را افزایش دهد. با این حال، چیزی فراتر از واگذاری کار به دیگران نیست – حجم کاری شخص دیگر باید در نظر گرفته شود و در صورت بروز سؤال باید از او حمایت شود. تفویض هوشمند به پروژه ها کمک می کند تا به موقع و با کیفیت بالاتر تکمیل شوند.

سازماندهی ماندن به شما کمک می کند تا ایده روشنی از آنچه باید انجام دهید و چه زمانی باید انجام شود را حفظ کنید. این می تواند شامل داشتن یک فضای کاری تمیز و مرتب، یادداشت برداری دقیق و نگه داشتن یک تقویم باشد.

تعیین اهداف به همه این امکان را می دهد که پروژه های خود را بهتر درک کنند و بهترین راه ها برای انجام کارآمد آنها را داشته باشند.

چرا آموزش برای بهبود مهارت های مدیریت زمان کار می کند؟

آموزش آنلاین به سرعت در حال تبدیل شدن به بهترین راه برای آموزش برخی از مهارت‌هایی است که به کارکنان برای انجام کارهایشان نیاز دارند. مطالعات متعدد نشان داده اند که آموزش آنلاین اغلب مؤثرتر است و یادگیرندگان اطلاعات بیشتری نسبت به آموزش کلاسی به تنهایی حفظ می کنند.